Biaya administrasi dan dokumentasi selalu disediakan pada setiap proyek konstruksi. Karena item ini termasuk salah satu unsur penting, untuk mendukung kelancaran proyek. Sekaligus sebagai media untuk melaporkan kemajuan pekerjaan konstruksi. Oleh sebab itu, belum pernah ditiadakan.
Namun dibalik itu, sebagai konsekuensi dari pengalokasian anggaran. Setiap biaya proyek harus dipergunakan dengan benar, maksimal dan transparan. Benar dalam arti sesuai dengan peruntukan yang sebenarnya. Perlu dialokasikan secara maksimal. Sebab anggaran yang Anda miliki, belum tentu mampu mencukupi semua kebutuhan. Sedangkan harus transparan. Maksudnya, Anda diwajibkan mempertanggungjawabkan setiap dana yang Anda kelola. Kepada atasan, serta kepada pemberi pekerjaan (owner).
Pengertian umum administrasi dan dokumentasi
Pentingnya biaya administrasi dan dokumentasi dalam proses konstruksi terlihat dari difinisi kegiatan itu sendiri. Administrasi dalam lingkup pekerjaan konstruksi adalah segala kegiatan yang berkaitan dengan pengaturan, pengurusan serta pendataan biaya, bahan, alat, pegawai/tukang dan rencana kerja proyek bangunan. Perhatikan jenis-jenis kegiatan yang harus dilakukan. Dan objek yang harus Anda kelola. Banyak sekali bukan?.
Sedangkan dokumentasi proyek artinya kegiatan mengumpulkan, memilih, mengolah dan menyimpang informasi proyek bangunan dalam bentuk teks (file/cetak), photo, maupun video. Sangat mirip dengan administrasi. Kegiatan dokumentasi pun berhubungan dengan banyak objek. Satu lagi. Kedua kegiatan tersebut, tentunya dalam jangka waktu yang lama. Yakni sejak proses desain, hingga serah terima proyek.
Ketentuan tentang besarnya biaya
Anggaran biaya administrasi dan dokumentasi ditentukan berdasarkan jenis dan nilai proyek. Yakni antara 0,02% hingga 1,5%. Tergolong anggaran yang paling minim, diantara segala jenis pekerjaan bangunan. Penentuan anggaran dilakukan berdasarkan 3 jenis pekerjaan bangunan, yaitu:
a. Proyek bangunan gedung
Nilai proyek bangunan gedung, rumah tinggal, gudang, pabrik dan sejenisnya. Terbagi menjadi 10 kategori. Dan masing-masing kategori, menurut peraturan Walikota Semarang Tahun 2019. Tentang Standarisasi Harga Satuan Upah, Bahan dan Alat. Besar biaya adalah:
- Nilai proyek ≤ 50 Juta = Rp 750.000,-
- 50 sampai 100 Juta = Rp 1.000.000,-
- 100 sampai 200 Juta = Rp 1.500.000,-
- 200 sampai 500 Juta = Rp 2.000.000,-
- 500 sampai 1 Milyar = Rp 4.000.000,-
- 1 sampai 5 Milyar = Rp 5.000.000,-
- 5 sampai 10 Milyar = Rp 6.000.000,-
- 10 sampai 50 Milyar = Rp 10.000.000,-
- 50 sampai 100 Milyar = Rp 15.000.000,-
- >100 Milyar = Rp 20.000.000,-
b. Konstruksi jembatan
Sesuai nomor urut kategori nilai proyek. Untuk proyek jembatan dan sejenisnya. Besar biaya administrasi dan dokumentasi adalah:
- Rp 500.000,-
- Rp 800.000,-
- Rp 1.000.000,-
- Rp 1.500.000,-
- Rp 2.000.000,-
- Rp 2.500.000,-
- Rp 3.000.000,-
- Rp 4.000.000,-
- Rp 5.000.000,-
- Rp 6.000.000,-
c. Pekerjaan jalan, saluran, gorong-gorong dan sejenis
Tetap menurut kategori nilai proyek. Maksimal biaya yang dialokasikan untuk administrasi dan dokumentasi urutannya seperti berikut: 1]. Rp 600.000; 2]. Rp 900.000; 3]. Rp 1.200.000; 4]. Rp 1.750.000; 5]. Rp 3.500.000; 6]. Rp 4.000.000; 7]. Rp 5.000.000; 8]. Rp 8.000.000; 9]. Rp 12.000.000; 10]. Rp 18.000.000,-
Pelaksanaan administrasi proyek di kantor dan lapangan
Sebelum membahas tentang realisasi biaya administrasi dan dokumentasi. Penting Anda ketahui. Tempat pelaksanaan administrasi proyek ada 2, yaitu: kantor dan lapangan (site). Sedangkan yang melaksanakan kegiatan ini pun ada beberapa pihak. Selain kontraktor, yaitu pihak owner dan pengawas bangunan. Namun, 2 pihak ini sifatnya untuk kalangan sendiri. Bukan seberat tanggungjawab yang diembankan kepada kontraktor.
1. Kegiatan administrasi proyek di kantor
Jauh sebelum kontraktor ditunjuk sebagai pemenang tender. Mereka telah terlibat dalam kegiatan administrasi. Tepatnya pada saat aanwizing, survei lokasi, pengajuan penawaran harga, dan negosiasi. Nah, kegiatan ini semua wajib dilakukan di kantor sang kontraktor. Dan, dari biaya kontraktor itu sendiri.
Namun, setelah kontraktor dinyatakan sebagai pemenang tender. Biaya administrasi dan dokumentasi resmi menjadi bagian dari kontrak. Artinya, kontraktor tidak lagi mengeluarkan dana pribadi. Justru, dana yang sebelumnya telah dikeluarkan pada saat lelang, dimasukan kembali menjadi biaya proyek.
2. Realisasi administrasi di lokasi proyek (site)
Proses konstruksi dinyatakan telah mulai, terhitung sejak kontraktor menerima SPK (Surat Perintah Kerja) dari owner. Oleh sebab itu, kontraktor wajib melaksanakan pembangunan. Langkah pertama adalah membuat direksi keet. Direksi keet adalah sebuah banguan non permanen yang berfungsi sebagai kantor untuk orang-orang yang terlibat dalam sistem manajerial, serta kegiatan administrasi proyek.
Sembari kegiatan administrasi di kantor tetap jalan. Guna mendukung kelancaran proyek. Kontraktor juga menempatkan pegawai di lapangan, sebagai perpanjangan tangan administrasi dari kantor. Tugasnya adalah untuk mendata jumlah tukang, jumlah bahan, alat kerja, serta aktivitas pembukuan lainnya. Maka, untuk kelancaran kegiatan tersebut, otomatis membutuhkan biaya administrasi dan dokumentasi.
Alokasi biaya dokumentasi oleh kontraktor
Biaya administrasi proyek artinya segala jenis pengeluaran yang berkaitan dengan pengadaan alat-alat administrasi, untuk keperluan sebuah proyek. Sedangkan yang dimaksud dengan biaya dokumentasi proyek adalah semua dana yang dialokasikan untuk membuat dokumentasi konstruksi. Seperti pengadaan komputer, printer, kamera, atau pesawat drone. Serta upah pengawai yang bertanggungjawab pada tugas tersebut.
Perhatikan sarana yang dipergunakan pada 2 jenis kegiatan tersebut. Beberapa diantaranya adalah sama. Oleh sebab itu, kegiatan administrasi dan dokumentasi proyek selalu dijadikan satu paket. Dengan demikian, mengingat minimnya anggaran. Alokasi biaya untuk pengadaan barang (sarana kegiatan) akan menjadi lebih efisien.
i. Jenis-jenis dokumentasi dan kegunaan dalam jangka pendek
Kemajuan teknologi saat ini mempermudah proses dokumentasi proyek bangunan. Selain berteknologi canggih, juga sangat praktis. Artinya seketika itu juga Anda dapat mengalokasikan biaya administrasi dan dokumentasi. Tanpa harus menyediakan alat khusus. Seperti zaman dulu. Melainkan hanya memanfaatkan fasilitas yang sudah ada. Seperti handphone, tablet atau laptop.
Jenis dan manfaat dokumentasi proyek jangka pendek, antara lain:
- Photo. Berguna untuk lampiran laporan kemajuan pekerjaan. Sekaligus untuk pengajuan termin. Umumnya disajikan dalam kertas berukuran A4. Serta dalam bentuk file.
- Video. Digunakan sebagai bahan untuk rapat dengan pengawas, dan pemilik bangunan. Untuk menyajikan Anda harus memiliki proyektor. Bentuk penyajian murni sebagai video. Atau bisa juga kombinasi dengan slide.
- Slide Power Point. Yaitu sebuah penyajian dokumentasi proyek dalam bentuk teks, gambar, maupun video. Metode ini tergolong paling efektif dibanding photo dan video. Karena didalamnya terdapat teks yang menjelaskan tentang perkembangan, kondisi, atau rencana yang akan dilaksanakan berikutnya.
ii. Fakta buruk tentang keberadaan dokumentasi proyek
Eksistensi dokumentasi proyek sebagian besar masih menganggap tidak penting. Hal ini terbukti, masih banyak kontraktor yang mendelegasikan tugas ini kepada orang yang tidak tepat. Alias merangkap jabatan. Umunya adalah kepada pelaksana, mandor, atau bas borong. Akhirnya penyajian dokumentasi terkesan asal.
Kalau pekerjaan Anda baik-baik saja. Owner sering berkunjung ke lapangan. Serta sistem pengawasan berjalan dengan baik. Keberadaan dokumentasi mungkin kurang diperlukan. Namun, ketika proyek selesai. Anda akan merasa ada yang tertinggal. Yakni proses konstruksi yang tidak diabadikan. Sampai pada saat itu, maka Anda akan menyesal. Dan tidak bakal bisa terulang kembali.
[Penutup] Memanfaatkan dokumentasi proyek secara luas
Dengan tersedianya biaya administrasi dan dokumentasi proyek. Sebenarnya dapat dimanfaatkan untuk hal-hal yang lebih luas. Bukan saja untuk kepentingan kontraktor dan owner. Melainkan untuk media pembelajaran bagi pelaku konstruksi itu sendiri. Bahkan kepada generasi muda. Supaya lebih tertarik dengan proyek kontruksi.
Hal tersebut terbukti sangat efektif. Jikalau penyajian dilakukan dalam bentuk video, atau artikel. Seperti yang telah kami rintis sejak terjadinya pandemi covid-19 di Indonesia. Dan, kami yakni untuk jangka panjang akan lebih dibutuhkan lagi. Sebab orientasi pendidikan saat ini telah mengarah ke sistem digital.