58+ Jenis Dokumen Proyek Lengkap Dengan Fungsi & Kegunaan

Selamat pagi, siang, sore atau malam untuk sobat sekalian. Kali ini kami akan berbagi informasi tentang 58+ jenis dokumen proyek. Yang seluruhnya dapat anda temui sejak awal hingga akhir pembangunan. Tetapi sebelum itu. Apa sih sebenarnya dokumen proyek itu?. Begini penjelasannya.

Dokumen proyek adalah naskah yang tertulis dalam satu lembar atau lebih, dimana isinya memuat sesuatu yang berkaitan dengan pelaksanaan proyek konstruksi. Era modern saat ini, dokumen proyek telah banyak menggunakan alat elektronik. Sehingga sudah dalam bentuk file digital. Berbeda dengan era 90-an, yang memakai alat cetak manual. Dan naskah masih tertulis pada lembar kertas. Pertanyaan, apakah dua jenis dokumen tersebut berlaku saat ini?. Jawabnya, ada dalam 58+ jenis dokumen proyek ini.

Dokumen dalam perspektif proyek konstruksi

Keberadaan 58+ jenis dokumen proyek sangat penting, yaitu sebagai syarat administrasi pelaksanaan konstruksi. Dokumen proyek memiliki keunikan sendiri, karena melibatkan banyak orang, perusahaan swasta serta beberapa instansi. Muatan surat juga ada yang bersifat rahasia, private, semi private dan umum.

Jadi, bila ada anda bertanya tentang kategori surat-surat yang ada dalam proyek. Jawabnya, bisa bersifat pribadi pribadi, perusahaan, juga perniagaan. Silahkan bandingkan dengan praktik & prinsip ekonomi. Guna membuka wawasan anda tentang esensi ekonomi pada proyek konstruksi.

58+ jenis dokumen proyek tidak harus dalam bentuk digital. Bahkan dalam bentuk tulisan tangan pun tetap berlaku (syah). Asalkan sesuai dengan ketentuan, antara lain bermaterai, cap perusahaan dan lengkap dengan. Perlu kita sadari, keberadaan teknologi tidak serta merta untuk merobah sistem. Adakalanya cara lama tetap yang terbaik, karena lebih baku, valid atau syah. Termasuk urusan dokumen proyek, paling tidak hingga saat ini.

Macam-macam dokumen (sinonim dengan; sahifah, surat atau akta) proyek. Akan kami uraikan secara urut menjadi 11 kelompok. Sehingga dapat memudahkan pembaca memahami fungsi dan kegunaan surat-surat.

[1].Jenis-jenis dokumen perancangan arsitektur

Berikut macam-macam dokumen penting selama perancangan arsitektur berlangsung, yaitu:

Surat perjanjian honorarium/jasa arsitek
KAK (kerangka Acuan Kerja)
Jadwal pelaksanaan proyek
Laporan Soil Test
Analisa perhitungan struktur
BoQ (Bill of Quantity)
RAB (Rencana Anggaran Biaya)
RKS (Rencana Kerja dan Syarat-syarat)

[2].Dokumen yang berkaitan dengan legalitas proyek

Macam-macam akta yang berasal dari pihak owner, serta terkait dengan izin/legalitas proyek adalah:

Sertipikat tanah
Amdal (Analisis Mengenai Dampak Lingkungan)
IMB (Izin Mendirikan Bangunan)

Catatan bagi anda. Dari 58+ jenis dokumen proyek paling penting adalah IMB. Karena tanpa izin yang satu ini, proyek takkan bisa anda mulai. Sementara itu pengurusan IMB dan Amdal umumnya melibatkan pihak ketiga (spesialis). Tetapi bisa juga oleh konsultan perencana (arsitek). Secara khsusu untuk mengurus IMB, prosesnya cukup panjang karena harus melalui beberapa instansi pemerintahan. Yaitu mulai tingkat RT/TW hingga pemerintah kota/kabupaten.

[3].Ragam dokumen untuk pelaksanaan tender proyek

Untuk pelaksanaan tender/lelang proyek, berikut ini ragam dokumen yang harus anda persiapkan antara lain:

Surat undangan kepada peserta lelang
Company profil perusahaan kontraktor
Daftar hadir aanwijzing
Berita Acara Rapat Penjelasan Lelang
Daftar spesifikasi teknis (Spektek) dan spesifikasi umum
Daftar pertanyaan serta jawaban peserta tender
Surat penawaran harga
Analisa volume pekerjaan
Analisa Harga Satuan Pekerjaan (AHSP)
Surat dukungan rekanan (suplier atau sub kontraktor)
Berita acara penetapan pemenang tender

[4].Dokumen perjanjian beserta lampiran-lampiran

Ketika panitia telah menetapkan salah satu kontraktor sebagai pemenang tender, maka dokumen berikut harus anda lengkapi. Yaitu guna keperluan ikatan perjanjian dengan pemiliki proyek, antara lain:

Surat Perintah Kerja (SPK)
Surat Perjanjian Pemborongan (kontrak kerja)
Berita acara klarifikasi & negosiasi harga
Berita acara penjelasan spesifikasi pekerjaan
Metode pelaksanaan kerja
Time schedulle
Curva S
Struktur organisasi proyek
Kontrak anddendume (bila ada),
Contrac Change Order (CCO) atau Variation order (bila ada).

Penting anda ketahui, pada dasarnya fungsi dan kegunaan SPK dan kontrak adalah sama. Namun guna menghemat waktu agar pelaksanaan proyek segera mulai, maka SPK segera anda berikan kepada pemenang tender. Dengan maksud supaya ada ikatan sambil menunggu kontrak selesai. Karena untuk menyusun surat perjanjian pemborongan memerlukan waktu yang lama.

[5].Dokumen proyek dari perusahaan jasa keuangan

Perusahaan jasa keuangan yang selalu terlibat untuk pelaksanaan proyek ada 2 jenis, yaitu Bank dan perusahaan Asuransi. Dan dapat kita pastikan hampir semua proyek melakukan kerjasama dengan perusahan-perusahaan ini. Utamanya dalam hal penerbitan bank garansi, yang terdiri dari 4 jenis surat yaitu:

Surat jaminan penawaran
Surat jaminan uang muka
Jaminan pelaksanaan
Jaminan pemeliharaan (retensi)

[6].Dokumen proyek yang berasal dari suplier

Sementara dari suplier/distributor bahan dan material bangunan, dokumen yang anda perlukan adalah:

Brosur/katalog bahan
Sertifikat garansi material
Surat jalan pengiriman barang

[7].Macam-macam dokumen terkait dengan alat kerja

Untuk memastikan bahwa alat berfungsi dengan baik serta sesuai dengan aturan K3, paling tidak 3 jenis dokumen berikut ini harus anda lengkapi, yaitu:

Daftar kepemilikan dan usia pakai
Surat/sertifikat garansi alat
Surat ijin layak operasi alat (khususnya untuk alat berat)

[8].Dokumen terkait klasifikasi dan kualifikasi tenaga kerja

Baik main kontraktor adan sub kontraktor wajib memiliki tenaga kerja yang cakap. Hal ini berkaitan dengan meningkatkan kinerja serta pelaksanaan pengawasan proyek. Untuk itu tenaga kerja proyek wajib memiliki surat-surat berikut:

Sertifikat Tenaga ahli (SKA); Muda, Madya dan Utama
Sertifikat Keterampilan Kerja (SKT)
Surat Ijin Operator (SIO) alat berat

[9].Jenis dokumen yang berkaitan dengan K3

Proyek wajib menerapkan K3 dengan tujuan agar melindungi/menjamin keselamatan tenaga kerja, serta orang lain yang ada pada proyek. Oleh karena itu dokumen yang wajib anda miliki untuk menerapkan K3 adalah:

Sertifikasi ISO 45001; Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3)
Surat kebijakan K3 perusahaan
Laporan kegiatan K3 proyek

Adapun personil yang membidangi tentang K3 adalah orang yang memiliki SKA K3.

[10].Berkas proyek untuk mengajukan tagihan/pembayaran

Sejak owner memerintahkan kontraktor untuk memulai pekerjaan pembangunan, maka dengan sendirinya akan terjadi penagihan/pembayaran. Apakah dalam bentuk uang muka (Down payment), atau pengajuan progress/termin. Yang jelas berkas berikut ini harus anda lengkapi untuk hal tersebut:

Mutual Check (MC)
Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan (BAPP)
Berita Acara Pembayaran (BAP) tagihan
Invoice
Kwitansi
Faktur ajak
Tanda terima berkas

[11].Jenis dokumen untuk keperluan serah terima proyek

Melengkapi 58+ jenis dokumen proyek, dokumen berikut adalah yang terakhir. Artinya pekerjaan pembangunan telah selesai 100% dan akan anda serah terimakan kepada pemilik. Untuk itu dokumen yang anda butuhkan adalah:

BAST 1 atau PHO (Provisional Hand Over)
BAST 2 atau FHO (Final Hand Over)
Sertifikat Laik Fungsi (SLF).

Adapun tenggang waktu antara Berita Acara serah Terima (BAST) 1 dan 2, tergantung ketetapan dalam kontrak. Yaitu melalui proses masa pemeliharaan (retensi), yang biasanya memakan waktu 3-12 bulan. Dalam masa pemeliharaan tersebut kontraktor akan mengajukan sertifikasi kelayakan bangunan (SLF), kepada instansi yang berwenang.

Nah, setelah BAST 2 berlangsung, serta menyerahkan SLF kepada owner. Berarti hak dan tanggungjawab sebagaimana sebutkan dalam kontrak telah berakhir. Dengan begitu owner wajib mengadakan pelunasan/pembayaran akhir kepada kontraktor.

Penutup: Manfaat memahami dokumen proyek

Apakah anda pernah terbayang bahwa ada 58+ jenis dokumen proyek?. Semoga sudah. Dan dengan penjelasan tersebut, semoga anda makin cakap dalam proyek bangunan. Karena telah memahami alur dan sumber surat. Yaitu mulai proses perancangan hingga pelaksanaan konstruksi selesai. Juga anda bisa paham pihak-pihak yang terlibat dalam pembuatan dokumen. Sesungguhnya adalah lintas ilmu dan profesi. Antara lain akuntan, perbankan, administrasi keuangan, ekonomi/perdagangan, teknik, arsitek, pejabat pemerintah dan sebagainya.

Sementara itu dalam internal organisasi proyek. Orang-orang yang terlibat langsung dengan surat-surat ini mulai dari kepala tukang, mandor, pelaksana sampai pejabat tertinggi yaitu kepala proyek. Singkatnya, dokumen proyek harus melibatkan orang banyak. Karena sampai saat ini belum ada satu disiplin ilmu, yang secara khusus mempelajari tentang hal ini. Apakah kedepan akan ada?.