Bagi pemula mungkin asing dengan topik ini. Namun apapun jabatan Anda dalam proyek, cepat atau lambat wajib memahami dokumentasi proyek. Lebih awal Anda pelajari, akan lebih bagus. Maka dari itu, jangan sepele. Atau tunggu lama-lama. Sebab saat proyek berlangsung, mungkin anda tidak punya waktu mempelajarinya. Penjelasan selengkapnya terkait dokumentasi proyek dan kegunaannya, Anda temui dalam artikel ini.
Pengertian dokumentasi proyek
Merujuk pada defenisi dokumentasi menurut KBBI. Dokumentasi proyek atau bangunan adalah proses pengumpulan, seleksi, pengolahan, serta penyimpanan data/informasi tentang proyek bangunan. Kegiatan ini berlangsung selama proses konstruksi berlangsung. Dan berakhir setelah serah terima bangunan.
1. Lokasi pelaksanaan dokumentasi
Sementara itu, lokasi kegiatan dokumentasi terbagi 2, yaitu proyek dan kantor perusahaan. Perusahaan yang dimaksud dalam hal ini bermacam-macam. Antara lain kontraktor, sub kontraktor, suplier, konsultan pengawas serta pemilik bangunan. Singkatnya, semua yang terlibat dalam pembangunan. Masing-masing melakukan dokumentasi proyek dan kegunaannya sangat penting pada masa yang akan datang.
2. Perbedaan dokumentasi dan dokumen
Berdasarkan defenisi diatas, jelas bahwa dokumentasi berbeda dengan dokumen. Pada artikel sebelumnya mengenai dokumen proyek telah jelas. Silahkan Anda pelajari melalui tautan ini. Namun demikian persamaannya ada. Yaitu tempat membuat dokumen sama dengan proses dokumentasi. Begitu pula dengan para pelakunya.
Syarat, kegunaan dan jenis dokumentasi
Syarat melakukan dokumentasi proyek dan kegunaannya agar tepat, ada 3 yakni:
- Dokumen saling berkaitan satu-sama lain, serta sudah melalui verifikasi pihak-pihak berwenang.
- Dokumen tidak berasal dari proyek yang berbeda,
- Sumber dokumen berasal dari orang-orang yang terlibat dalam pengerjaan proyek,
- Dokumentasi sesuai dengan wujud asli bangunan.
Sementara itu, kegunaan dokumentasi adalah untuk jangka panjang. Tidak serta merta pada saat bangunan selesai dibangun. Walau demikian wajib dilakukan secepat mungkin. Supaya tidak kesulitan untuk mencari data-data proyek. Sedangkan jenis dokumen tergantung peran Anda pada proyek. Untuk 1 proyek setidaknya 3 kelompok yang melakukan dokumentasi. Serta dokumen yang diperlukan adalah berbeda-beda.
A. Kelompok 1: Pemilik proyek (owner)
Dokumentasi terdiri dari 5 macam, yaitu:
1. Legalitas proyek
Antara lain PBB, IMB, Sertifikat tanah dan bangunan, dan sebagainya. Disebut legalitas karena semua dokumen ini dikeluarkan oleh pemerintah setempat. Menandakan bahwa bangunan telah legal, atau syah menurut hukum.
2. Gambar jadi bangunan (as built drawing)
Pentingnya dokumentasi proyek dan kegunaannya pada masa yang datang. Yaitu untuk melakukan renovasi, ekspansi, atau menjual bangunan. Maka dokumen yang diperlukan pertama sekali adalah as built drawing. Oleh sebab itu, dokumen ini wajib Anda minta kepada main kontraktor. Sudah menjadi kewajiban kontraktor untuk menyerahkan as built drawing, sebagai syarat untuk serah terima bangunan.
3. Photo-photo proyek
Owner berhak meminta photo-photo proyek kepada konsultan perencana, konsultan pengawas, serta kontraktor. Selain melakukan pemotretan secara langsung di lapangan. Semakin banyak dokumentasi photo yang Anda miliki, maka Anda dengan mudah mempelajari proses dan detail pelaksanaan bangunan. Bukan berdasarkan gambar kerja saja.
4. Video pelaksanaan pembangunan
Saat ini untuk membuat video pembangunan sangat mudah. Banyak teknologi yang mendukung pekerjaan konstruksi, salah satunya adalah pesawat drone. Video dokumentasi proyek dan kegunaannya bagi owner adalah sebagai kenang-kenangan, serta untuk berbagi cerita kepada anak dan cucu. Pun video proyek tidak harus Anda yang lakukan. Tapi semua pihak yang terlibat. Dan sebagai owner, Anda berhak meminta dari mereka.
5. Maket
Maket umumnya sudah ada sejak perancangan desain bangunan. Oleh sebab itu, orang yang bertanggungjawab membuat maket adalah konsultan perencana. Miniatur bangunan berskala kecil ini dibuat dalam kotak kaca, serta di pajang di kantor owner. Namun setelah proses konstruksi kelar, maket akan dipindah, dan diletakkan pada ruang lobby gedung.
B. Kelompok 2: Main kontraktor
Pihak ke-2 yang wajib melakukan dokumentasi segera setelah proyek rampung adalah main kontraktor. Data-data mengenai proyek yang dikumpulkan, antara lain:
- Surat perjanjian/kontrak kerja, beserta lampiran-lampirannya.
- Gambar konstruksi, shop drawing dan as built drawing. Dalam bentuk 2D, 3D maupun Animasi.
- Sertifikat Laik Fungsi (SLF) bangunan. Dan surat-surat jaminan (garansi) lain, yang berasal dari instansi pemerintah maupun bank.
Begitu memahami dokumentasi proyek dan kegunaannya, main kontraktor wajib mengabadikan proses konstruksi dalam bentuk photo maupun video. Semua dokumentasi ini berguna untuk pembuatan company profil, serta referensi untuk proyek-proyek ke depan. Selain itu, sekaligus bertujuan untuk inventarisasi alat kerja, maupun arsip-arsip perusahaan.
C. Pihak ke-3: Sub kontraktor
Mirip dengan proses dokumentasi yang dilakukan oleh main kontraktor. Sub kontraktor juga melakukan hal yang sama. Jenis dan kegunaannya pun sama. Bedanya hanya pada item pekerjaan yang mereka terima dari main kontraktor. Umumnya sub kontraktor hanya mengerjakan 1 jenis pekerjaan, maka dokumentasi dilakukan sesuai dengan bidang pekerjaan tersebut.
Proses dokumentasi bagi perencana & pengawas proyek
Jika owner, main kontraktor dan sub kontraktor saat melakukan dokumentasi saling terkait satu sama lain. Pada sisi lain, proses dokumentasi pun terlaksana antara konsultan perencana dan pengawas. Dan hulu-nya tetap berada pada owner.
Bagi konsultan perencana, proses dokumentasi dilakukan sejak menerima tugas membuat gambar bangunan. Dan berakhir pada saat pengumuman pemenang tender. Sejak pemenang tender ditentukan, secara otomatis tugas dan wewenang perencana berakhir. Kemudian diambil alih oleh konsultan pengawas. Hingga proses pembangunan dinyatakan rampung 100%. Maka selama itu, konsultan pengawas atau sering disebut (MK) memiliki kesempatan untuk melakukan dokumentasi proyek dan kegunaannya secara efisien.
Media untuk mengabadikan data proyek
Selain dalam bentuk naskah cetak (hard copy), menyimpan dokumentasi proyek sangat baik dalam bentuk data file, atau soft copy. Sebab lebih praktis, hemat biaya dan tempat. Selain itu dokumen jamin tidak rusak. Media untuk menyimpan data proyek antara lain:
- Figura. Berguna secara khusus untuk photo-photo proyek yang berukuran besar.
- Hardisk/flasdisk. Untuk menyimpan seluruh jenis file, baik dalam bentuk naskah, photo maupun video.
- Website. Selain untuk promosi, laman website perusahaan sekaligus berguna untuk mengabadikan dokumen proyek. Beberapa kontraktor besar lebih memilih website, dari pada menyimpan data proyek dalam hardisk/flasdisk.
- Media sosial. Seperti facebook, youtube, pinterest, twitter, dan sebagainya. Juga sangat efektif untuk mengabadikan prestasi perusahaan. Sekaligus untuk publikasi kepada khalayak umum.
[Penutup] Segera dokumentasi!, atau menyesal seumur hidup
Beragam teknologi baru yang dapat Anda manfaatkan untuk keperluan proyek. Sejauh tidak melanggar aturan/hukum, berarti tidak ada masalah. Termasuk memanfaatkan internet sebagai sarana dokumentasi proyek dan kegunaannya ternyata sangat efektif. Sebab beberapa layanan internet masih ada versi gratis. Misal untuk membuat website/blog perusahaan. Sementara Anda bisa gunakan blogspot atau wordpress.
Maka dari itu, tidak bijak untuk menunda, apalagi meniadakan dokumentasi proyek. Pelaksanaan dokumentasi sebenarnya dapat Anda sambi, atau delegasikan kepada orang lain. Sehingga tidak menggangu aktivitas. Penting sadari, kelak Anda akan menyesal. Jikalau tidak mendata proyek-proyek yang sudah Anda kerjakan saat ini.